Cuando empezaste tu empresa de mantenimiento quizás no lo pensaste, pero la programación de servicios de campo es una de las partes más importantes de tu trabajo en este sector. De hecho, tiene un papel clave en el éxito de tu negocio, puesto que hay estudios que demuestran que la mitad de los clientes no volverá a contratar los servicios de una empresa si el técnico se presenta tarde.
Sea cual sea el tipo de mantenimiento que hagas con tu empresa, necesitas un sistema de programación de servicios de campo que sea sólido y estable, para dar el mejor servicio posible a tus clientes y así ponerte por delante de la competencia. ¡Aquí tienes 5 tips que pueden serte de ayuda para lograrlo!
1. Contrata personal cualificado
Empecemos con los pasos más básicos. Quizás al principio te tiente la idea de encargarte tú mismo de la administración de la oficina y la programación de servicios de campo. Pero a la larga, responder el teléfono y crear horarios te quitará tiempo de las que son verdaderamente tus tareas como encargado de la empresa. ¡Así que es hora de delegar!
Busca al personal convenientemente preparado para gestionar el trabajo de programación de servicios de campo. Alguien con habilidades de organización, que sea estricto con los horarios de los técnicos, pero al mismo tiempo amable con los clientes a los que atiende por teléfono. Y por supuesto, cuenta también con la ayuda del software necesario, como por ejemplo, Synchroteam.
2. Mantén la información necesaria a mano
Cuando un cliente llama, es importante tener a mano toda su información: nombre, dirección, historial de trabajos, etc. Por eso, si guardas estos registros en archivadores de papel, debes mantenerlos siempre ordenados y que sean fáciles de acceder.
Pero recuerda: ya estamos en 2018, y quizás sea el momento de dejar de usar papel. Con una solución digital para tu empresa de mantenimiento, como Synchroteam, la programación de servicios de campo puede ser mucho más fácil; un clic y tendrás acceso instantáneo a la información de cada cliente: historial, datos de instalación, trabajos realizados y programados, etc.
3. Organiza salidas de forma inteligente
Cuando una empresa empieza, realmente la programación de servicios de campo no es tan importante, porque apenas hay salidas que programar para llenar todo un día. La cosa cambia cuando empiezas a crecer y necesitas organizar esa enorme cantidad de tareas.
Una buena forma de hacerlo es organizando las salidas de tus técnicos, por ejemplo por proximidad o por tipo de tarea – algo en lo que el ScheduleAssist de Synchroteam te puede ser muy útil. De esta forma se optimizan los trayectos, ahorras tiempo y dinero en combustible, y tus clientes están más satisfechos con el trabajo prestado. ¡Éxito seguro!
4. Recuerda las citas a tus clientes
Si tu empresa hace tareas de mantenimiento, a veces es necesario programar visitas con meses de antelación. ¿Y qué ocurre cuando llega el día? Que puede ser que el cliente se haya olvidado por completo, y el técnico se encuentre con la casa vacía y cerrada. Una pérdida de tiempo para ambos.
Para evitarlo, siempre puedes hacer una llamada unos días antes y confirmar la cita… aunque probablemente lo más fácil para una perfecta programación de servicios de campo es usar un software como Synchroteam, con el que puedes configurar recordatorios automáticos que evitarán que el cliente se vuelva a olvidar de una cita.
5. Da el paso a lo digital
Ya hemos hablado en varias ocasiones de las ventajas de renunciar al papel y adaptar tu empresa al mundo digital. Y desde luego, este salto puede ayudar también en la programación de servicios de campo, además de otras ventajas como:
- Ahorras en costes de oficina (papel, almacenamiento…)
- Evitas la pérdida de órdenes de trabajo en papel
- Ahorras en trayectos innecesarios para recoger documentación
- Optimizas el proceso de facturación y cobro
Así que no lo dudes: descarga ya la demo gratuita de Synchroteam y empieza desde hoy a disfrutar de todas sus ventajas en la programación de servicios de campo.
