Uno de los retos más importantes en cualquier negocio de pequeño tamaño es ocuparte de aquellos aspectos del trabajo en los no tengas apenas experiencia. En el caso de contabilidad en empresas de servicios de campo, puede que, por ejemplo, lo sepas todo sobre instalación y mantenimiento de sistemas de climatización. Pero esos conocimientos de poco te van a servir cuando llegue el momento de revisar los números de la compañía.
Es más, el mismo tipo de negocio que llevas, en el que continuamente firmas contratos con clientes, le añade una capa extra de dificultad a un proceso ya de por sí complejo: el de gestionar los impuestos, los sueldos de tus empleados y los costes generales de la empresa.
Por suerte, puedes aplicar ciertas tácticas y usar herramientas especiales para hacer que todo este proceso sea un poco más fácil. Así, la contabilidad en empresas de servicios de campo no te llevará tanto tiempo y podrás enfocarte en aquello en lo que eres realmente un experto.
Aquí tienes unos cuantos consejos que puedes seguir:
- No dejes que pase el tiempo: haz seguimiento de tus ganancias y gastos de forma regular y exacta.
- Utiliza un software de gestión de servicios de campo como Synchroteam, para ayudarte a gestionar tus facturas.
- Haz seguimiento del inventario y equipo de tu empresa.
- Vigila el extracto de las tarjetas de crédito, especialmente aquellas que usen tus empleados.
- Externaliza la contabilidad si llega un momento en que es demasiado complicado para ti.
Contabilidad y confianza
La parte más complicada en la contabilidad en empresas de servicios de campo es que, como ocurre en cualquier otro negocio basado en empleados, confías en tus técnicos. Y les das acceso cada día a los bienes de la empresa. Los envías a casas de clientes en los vehículos de la empresa, cargados con equipamiento y piezas de elevado valor, y en algunos casos, también con tarjetas de crédito para pagar la gasolina y otros gastos.
Por supuesto, no decimos aquí que no deberías confiar en tus empleados o incluso en tus socios de negocio. Pero para poder prevenir cualquier posible abuso que pueden acabar convirtiéndose en errores en la contabilidad en empresas de servicios de campo, es importante vigilar de cerca los bienes de tu compañía. Revisar los extractos de gastos y descubrir posibles discrepancias a tiempo puede ayudar a reducir un futuro daño más importante para tu empresa.
Además, si las cosas se complican demasiado para ti, no hay nada de malo en pedir ayuda y contratar un asesor contable profesional. De hecho, hacer esto tiene varios beneficios. Por ejemplo, cuando llegue el momento de presentar los impuestos anuales, un gestor profesional seguramente sabrá todos los trucos (legales, por supuesto) que puedes aprovechar para ahorrar un poco de dinero.
Con un poco de ayuda de… software
Dicho esto, quizás no estás cómodo con la idea de externalizar tus finanzas, y es comprensible. Por suerte, en estos tiempos la tecnología también puede ayudar con la contabilidad en empresas de servicios de campo, si te sientes lo suficientemente valiente como para encargarte de ello por ti mismo.
Hay muchas soluciones de software en el mercado, pero una de la más populares es QuickBooks. Esta app te ayuda a hacer seguimiento de ingresos y gastos, a gestionar facturas y a maximizar las deducciones por impuestos. Pero la parte más interesante de QuickBooks es la posibilidad de usarlo en conjunto con tu software de gestión de servicios de campo.
Synchroteam, por ejemplo, es totalmente compatible con este software de contabilidad. Y con estas dos herramientas trabajando juntas, puedes tener control total sobre tu negocio – incluyendo la parte de contabilidad, que puede que no se te dé tan bien. Podrás automatizar tareas que antes llevaban mucho tiempo, y evitar posibles errores de facturación que podrían arruinar la contabilidad en empresas de servicios de campo.
Ciertamente, pensar en ocuparte tú mismo de la contabilidad de tu compañía puede dar un poco de miedo al principio. Pero como ves, hay formas en las que puedes tomar el control sin problema: ya sea contratando un asesor profesional, o encargándote tú mismo de ello con ayuda de herramientas como Synchroteam.
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Imagen de 401(K) 2012. No se hicieron cambios a la imagen original.
