¿A qué nos referimos con rutas de trabajo exactamente? Bien, imagina que estás al cargo de una empresa de servicios de campo (fácil de visualizar, supongo). Cuando estás en esta posición, tu éxito depende de varios elementos clave. Para empezar, necesitas un equipo de técnicos altamente cualificados que puedan trabajar de forma eficiente y producir resultados profesionales. También necesitas un stock mínimo de piezas de uso común, y una flota de vehículos de empresa. Sin olvidar las habilidades de organización necesarias para mantener la empresa en funcionamiento – y conseguir beneficios!
Puede sonar fácil, como un conjunto de habilidades básicas, pero lo cierto es que a veces es más complicado de lo que parece. Y el punto clave que te ayuda a cuadrarlo todo y a alcanzar el éxito es, precisamente, las rutas de trabajo.
Planificando las rutas que tus técnicos seguirán durante el día, les ayudas a completar más proyectos en menos tiempo. Además, es una forma estupenda de asegurarte de que no malgastas ni combustible ni tiempo, cruzando la ciudad de una punta a otra.
Aquí tienes algunos consejos y herramientas de tecnología que te pueden ayudar a optimizar las rutas de trabajo, y por tanto a mejorar la eficiencia en tu empresa de servicios de campo.
Cómo planificar rutas
Siendo sinceros, la única solución real aquí es la opción más básica: simplemente sentarte, tomar lápiz y papel (o tu dispositivo móvil favorito) y tomarte el tiempo necesario para repasar las rutas de trabajo de cada uno de tus técnicos.
Hay diferentes formas de enfrentarse a esta tarea. Por un lado, puedes asignar un número fijo de tareas a cada trabajador, y dejar que cada uno de ellos haga sus propios cálculos. Este método, sin embargo, puede no tener en cuenta las necesidades de cada cliente respecto al horario – por ejemplo, que haya alguien que sólo pueda estar en casa por las mañanas.
Por otro lado, puedes asignar tareas a tus trabajadores basándote en la ubicación. De esta forma, las tareas no se reparten de forma equitativa, pero puedes estar seguro de que las rutas de trabajo y el tiempo empleado en desplazamientos estarán optimizados al máximo.
Optimización de horarios
Hablando de optimizar rutas de trabajo, existen algunas aplicaciones de mapas gratuitas con las que trabajar en las rutas de cada técnico, como por ejemplo Google Maps. Con esta aplicación online puedes crear fácilmente un esquema con todas las rutas y tareas de cada día para tu equipo. Es más, la app también puede dar al usuario indicaciones paso a paso para llegar a cada destino, evitando atascos de tráfico y minimizando el tiempo que se pasa en la carretera.
Muchas empresas de servicios de campo combinan el uso de Google Maps para rutas de trabajo con Google Calendar, otra herramienta gratuita con la que puedes programar tareas. Dado que los usuarios pueden añadir información sobre la ubicación de cada tarea en el calendario, ambas herramientas funcionan muy bien en conjunto.
Sin embargo, hay también algunos inconvenientes. Esta estrategia puede ser válida para empresas de tamaño pequeño o mediano, pero es difícil escalarlo cuando tu negocio empieza a crecer. Si cada día que pasa recibes más y más encargos, cada vez te llevará más tiempo diseñar las rutas de trabajo de tu equipo, hasta el punto que casi se convierta en un trabajo a tiempo completo.
Además, y aunque Google Maps y Google Calendar trabajan bien en conjunto, no ofrecen ningún tipo de integración con tu lista de clientes, las órdenes de trabajo, el inventario, el sistema de facturación y demás. Llegados a este punto, la mejor solución es probablemente una herramienta dedicada de software de servicios de campo.
Planificando rutas con Synchroteam
En realidad, tener que empezar a usar una app de servicios de campo es una buena noticia. Significa que lo estás haciendo tan bien, y estás creciendo tanto que necesitas software profesional para gestionar tu empresa.
Una aplicación de software de servicios de campo como Synchroteam hace que todo el proceso de planificación de rutas de trabajo vaya como la seda. Gracias a la geolocalización con seguimiento vía GPS, puedes comprobar la carga de trabajo, ubicación actual y próximo itinerario de cada técnico en cualquier momento. La herramienta también te permite calcular el tiempo de desplazamiento, teniendo en cuenta las condiciones reales de tráfico en la zona. Además, cuentas con ScheduleAssist: una herramienta de programación de proyectos, exclusiva de Synchroteam, que analiza tu planificación actual y te sugiere el mejor hueco para agendar nuevos proyectos. Esta herramienta es tan inteligente que tiene en cuenta diversos factores, como las habilidades necesarias para la tarea, o la distancia de desplazamiento.
Haz que cada viaje cuente
Al final, cada compañía de servicios de campo tiene su propia estrategia en lo que se refiere a rutas de trabajo. Lo importante aquí es que escojas el método y las herramientas que mejor se adapten a tus necesidades (¡y a tu presupuesto!). Y cuando llegue el momento, añadir una herramienta dedicada de planificación a tu flujo de trabajo maximizará las capacidades de tu equipo. De hecho, la mayoría de empresas de servicios de campo no tardan en recuperar la inversión, gracias a la increíble mejora en eficiencia.
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Imagen de Patrick Pelster.
