Después de llevar unos meses viviendo en plena pandemia del COVID-19, un número creciente de empresas de servicios de campo han tenido que enfrentarse a grandes obstáculos y dificultades. Muchas de ellas están vinculadas con el software de mantenimiento que utilizan, sobre todo por dos razones: bien porque necesitan empezar a usar uno, bien porque el programa que usan ya se ha quedado obsoleto.
Algunas empresas de servicios de campo todavía tienen que dar el salto al mundo digital. Han estado usando papel y lápiz hasta ahora, pero los retos tan grandes que ha traído la pandemia han dejado claro que este método simplemente no es suficiente. Otras compañías ya usan software de mantenimiento desde antes, pero su aplicación actual ya no les proporciona todas las funciones y servicios que necesitan.
Si te encuentras en alguno de estos casos, probablemente te estés preguntando qué software de mantenimiento deberías escoger. Bien, ¡pues estás en el sitio correcto! En este artículo compartiremos 5 puntos clave que debes tener en cuenta cuando compras la licencia de un software de mantenimiento. Porque elegir la herramienta adecuada para tu trabajo te puede hacer más productivo, mejorar tu eficiencia y aumentar los beneficios.
Identifica los puntos débiles de tu organización
Si reduces el flujo de trabajo de tu empresa a lo más básico, podría ser algo como esto: paso 1, el cliente te contrata; paso 2, haces el trabajo; y paso 3, te pagan por ello. Pero como en cualquier otro flujo de trabajo profesional, hay docenas de pasos menores a lo largo del camino.
La idea aquí es desmontar todo el flujo de trabajo, y ver si hay alguna forma de mejorar cualquiera de esos pasos que das para completar una tarea. Es más, deberías analizar cómo puede un software de mantenimiento ayudarte a mejorarlos. Cuanto más específico, mejor. No basta con decir “Hay que organizar esto mejor”; descubre cuál es el punto débil exactamente, y busca formas de mejorarlo.
Calcula el impacto del software
¿Has encontrado muchos puntos débiles que necesitas mejorar en la lista anterior? En ese caso, seguramente estés perdiendo tiempo. Y en la industria de los servicios de campo, ¡el tiempo es oro!
Piensa en todos los beneficios que podría aportar la adopción de un software de mantenimiento a tu empresa en cuestión de eficiencia. El tiempo que ahorrarías con una herramienta así se podría invertir en otras áreas como crear nuevas campañas de márketing, reforzar tu marca online o mejorar tus relaciones con clientes.
Haz una lista de tus necesidades esenciales
Cuando analices tu flujo de trabajo en busca de puntos débiles, haz también una lista por separado con tus necesidades básicas – todo lo que el software de mantenimiento perfecto debería tener para ti.
Por ejemplo, si usas Sage o QuickBooks para generar tus facturas, vas a necesitar una herramienta que tenga soporte para ellos. Lo mismo se aplica si planeas facilitar un dispositivo móvil a tus técnicos cuando salen: necesitarás un software de mantenimiento que pueda funcionar también fuera de la oficina.
Examina todas tus opciones
Dicho esto, ten en cuenta que no todas las aplicaciones de software de mantenimiento son iguales. Como sucede con todo en la vida, hay diferentes categorías, con características diversas y por supuesto, con precios variables.
Pero si has aplicado ya los tres puntos anteriores, estás preparado para elegir. Conoces las debilidades de tu negocio, el impacto que un software de mantenimiento tendría sobre él y las características esenciales que debe tener. Basándote en esto, es fácil establecer un presupuesto para tu inversión.
Ten en cuenta el proceso de adaptación
Por último, pero no por ello menos importante, otro punto clave que debes considerar es el costo del proceso de adaptación a un nuevo software de mantenimiento. Porque puedes comprar el mejor programa que existe, pero si es demasiado complicado, tus técnicos no se sentirán a gusto usándolo.
Así que si quieres tener a todo tu equipo alineado cuando hagas el cambio a una nueva herramienta de software de mantenimiento. primero asegúrate de que los miembros clave de tu organización le dan todo su apoyo. Así será más fácil que todo el equipo se sume al cambio sin problemas.
Segundo, siempre es buena idea comprobar el tipo de ayuda y de formación que ofrece la aplicación que has escogido. ¿Hay vídeos de formación, o manuales online? ¿Puedes contactar con el departamento de Ayuda al Cliente por email, por email, por chat…? Éste es el tipo de detalle que dan el toque final a un software de mantenimiento perfecto.
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