Mejorar la eficiencia y la productividad es un reto importante para muchos encargados de servicios de campo. Y es algo en lo que el llamado dispatch software desde luego puede ayudar en mucho.
Sin embargo, muchas empresas de servicios de campo todavía sufren con horarios y rutas ineficientes. A los técnicos no se les asignan tareas según su ubicación, y puede que se les envíe a trabajos que están demasiado lejos – malgastando tiempo y combustible . O quizás una vez allí, con el cliente, el técnico se da cuenta de que no tiene el equipamiento o el papeleo necesario. Y encontrar un hueco libre para reasignar esa tarea puede ser una pesadilla…
Por suerte, aquí es donde el dispatch software puede serte muy útil. ¿Quieres saber cómo puede ayudarte a ser más eficiente, más productivo y por tanto, generar más ingresos? ¡Sigue leyendo!
Entonces, ¿qué es el dispatch software?
Una dispatch software es una aplicación que te ayuda a automatizar todos los procesos relacionados con el núcleo de tu negocio de servicios de campo. Es decir, crear órdenes de trabajo, asignarlas a los técnicos más adecuados, enviar a esos técnicos a la ubicación y también hacer seguimiento de horas de trabajo y de inventario, entre otras cosas.
También te ayuda a adaptarte fácilmente a cambios imprevistos. Por ejemplo, si un técnico se retrasa por culpa del tráfico, el software te permite avisar al cliente en tiempo real. O incluso mejor, desviar otro técnico para evitar tener que reprogramar, y así mejorar la satisfacción del cliente.
Características de un dispatch software
La característica más importante de cualquier dispatch software es la posibilidad de asignar trabajos específicos a los técnicos más adecuados, tanto en términos de habilidades como de ubicación. Es decir, la aplicación siempre tratará de encontrar la persona que esté mejor preparada para el trabajo, pero que también pueda llegar antes a donde está el cliente.
Otra característica importante es el hecho de que, una vez en el sitio, el técnico puede comprobar el historial de reparaciones del cliente, una lista de equipamiento necesario para el trabajo, y otros datos importantes para la tarea en cuestión.
La mayoría de dispatch software permiten además enviar al cliente mensajes de texto automáticos mientras vas de ruta, para poder avisarle de posibles retrasos. También hacen mucho más fácil la gestión de todo tipo de documentación y papeleo: presupuestos, órdenes de trabajo, facturas… todo es digital, y se puede acceder en cualquier momento, desde cualquier lugar.
Finalmente, otra característica es la organización del horario. Con la ayuda de este software, puedes crear nuevos trabajos y nuevas rutas de forma más eficiente, evitando reservas dobles y problemas de disponibilidad. Además también puedes hacer cambios a ese horario en un visto y no visto.
Beneficios para tu negocio de servicios de campo
Con todas estas características, adoptar un software de este tipo en tu empresa de servicios de campo tiene un impacto muy positivo. Éstas son algunas de sus ventajas adicionales:
Optimización de horario. Una buena herramienta de dispatch software ahorra un montón de tiempo cuando hay que programar las visitas y ajustar las rutas de los técnicos. Tener un horario optimizado significa que ahorras tiempo y dinero, y que puedes adaptarte fácilmente a los cambios. Esto a su vez te permite completar más trabajos y aumentar tus ingresos.
Transparencia total. No importa cuál sea su posición en la empresa de servicios de campo, cualquiera con acceso al dispatch software puede comprobar la información integrada en él. ¿A quién se le ha asignado esa tarea? ¿Cuánto tardará en llegar ese técnico a su próximo cliente? ¿Quién está disponible para una reparación de emergencia? Está todo ahí, en la app.
Control de inventario. Ningún técnico quiere llegar a la ubicación de un trabajo y darse cuenta de que le falta equipamiento necesario, por lo que tendrá que volver otro día. Una gestión detallada del inventario te permite evitar estas situaciones y hacer seguimiento de todas tus existencias de material.
Facturación. ¿Volver a la oficina para generar la factura? Eso ya es cosa del pasado. Cualquier dispatch software moderno te permite crear la factura al momento, justo después de acabar el trabajo en la ubicación del cliente. Así éste recibe la factura antes, se reducen errores en los cobros y es más fácil hacer seguimiento de la facturación.
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