A medida que tu empresa de servicios de campo se expande, necesitas tomarte en serio la organización para satisfacer las crecientes demandas. La vida en servicios de campo funciona sin problemas como una máquina bien mantenida cuando todo funciona como debería. Pero por otro lado, el sistema en su conjunto puede fallar si se ignoran ciertas partes. Por suerte, puedes evitar que esto ocurra con la ayuda de un software para gestión de servicios de campo.
Los técnicos son lo primero que te viene a la mente cuando se piensa en la industria de servicios de campo. Un área de negocio que incluye desde la repavimentación de carreteras hasta los servicios eléctricos. Pero la oficina es tan importante para la empresa como los técnicos. Porque nada podría hacerse sin los trabajadores de oficina que programan, facturan y ayudan a los técnicos de campo.
Gestionar el creciente volumen de pedidos que debe procesar la oficina a medida que la empresa crece puede convertirse rápidamente en un reto. Sin embargo, un contable o un despachador pueden perderse fácilmente en los detalles si no disponen de las herramientas adecuadas. Es entonces cuando la adopción de un software para gestión de servicios de campo se convierte en una necesidad.
Tareas en servicios de campo
El negocio se ralentizará independientemente del número de técnicos que haya en la oficina si éstos no pueden prestar sus servicios a tiempo. Porque para que el trabajo sobre el terreno siga adelante, hay que completar una serie de procedimientos críticos, desde el envío de técnicos hasta la entrega de presupuestos y facturas. Y aunque no lleve mucho tiempo terminar cualquiera de estos trabajos, el efecto acumulativo de instrucciones cada vez más frecuentes alcanza pronto proporciones aterradoras. Es mucho más probable que se produzcan errores si la oficina es incapaz de satisfacer esta demanda. Las notificaciones a los clientes, la supervisión del progreso de los trabajos, el seguimiento del tiempo de mano de obra… todas estas tareas pueden empezar siendo pequeñas y descontrolarse rápidamente a medida que aumenta la demanda. Especialmente sin la ayuda de un software para gestión de servicios de campo.
Mantener informados a los clientes
Es bastante fácil notificar a un cliente que un técnico está de camino, que una pieza está en stock o cualquier otro pequeño mensaje de cortesía. Con unos pocos clics de ratón puedes enviar un correo electrónico o un mensaje. Pero las solicitudes personalizadas y los distintos tipos de notificaciones harían de esto una tarea que requiere atención continua. Así que esta es una de las primeras tareas básicas en las que el software para gestión de servicios de campo resulta útil.
Técnicos de seguimiento
¿Algo aún más difícil? Por ejemplo, el seguimiento de los técnicos que trabajan sobre el terreno. Los informes de estado de los técnicos proporcionan información muy práctica para saber dónde se encuentran los técnicos sobre el terreno. Resulta útil hacer un seguimiento de las horas facturables y del tiempo de conducción. Además en todo tipo de situaciones: cuando está saliendo, a punto de llegar o terminando un proyecto.
Por supuesto, si un técnico no se presenta, el sistema se complica rápidamente. Además, los empleados de la oficina seguirán teniendo que totalizar las horas de trabajo cada día, incluso con actualizaciones de estado frecuentes. Porque los clientes tienen que esperar a recibir sus facturas terminadas, lo que ralentiza el proceso y desvía tiempo importante de otras actividades. Afortunadamente, estas tareas aparentemente interminables pueden realizarse fácilmente con el software para gestión de servicios de campo adecuado.
Software para mejorar la organización
Todas estas tareas difíciles y molestas son manejables con un software para gestión de servicios de campo. Uno como por ejemplo Synchroteam. Y no sólo en la oficina, instalado en los PC de la empresa. Con sólo unos toques en su dispositivo móvil, los técnicos pueden establecer una conexión con los trabajadores de la oficina mediante la aplicación móvil Synchroteam.
¿Estás cansado de tener que notificar a mano los trabajos a los clientes todos los días? Eso es cosa del pasado. Envía alertas cuando un técnico esté en camino de forma automática. ¡Incluso si la tarea se planificó inicialmente con meses de antelación! Esto garantizará que los clientes reciban las notificaciones que desean para mantenerse informados, además de ahorrar tiempo a diario.
¿Y qué hay de tener que preguntar a los técnicos cómo van, o preocuparse por cuándo se presentarán? A medida que se realiza el trabajo, los técnicos pueden proporcionar información en tiempo real, incluida documentación y fotos del trabajo realizado.
No dejes que el tiempo dedicado a asuntos menores interfiera con tareas más urgentes. Las funciones de ahorro de tiempo que ofrece Synchroteam son demasiado buenas para dejarlas pasar. ¡Descarga nuestra demo gratuita y compruébalo por ti mismo!
Imagen de Lukas
