Se acaba el verano, y llega la hora del regreso a clases. Con el comienzo del nuevo curso, te traemos 4 sencillas ideas con las que optimizar fácilmente tu gestión de servicios mediante una mejora del plan de trabajo – incluso si estás solo para todas las tareas y no tienes mucho tiempo o recursos.
Si empiezas a aplicar estas ideas ahora podrás notar los beneficios casi de forma inmediata, aunque también tendrán un impacto a largo plazo en el funcionamiento de tu negocio de gestión de servicios.
Una sugerencia: proponte adoptar cada uno de estos 4 puntos, uno a la semana, durante el próximo mes, y para antes de Halloween estarás plenamente integrado con tu nuevo plan de trabajo, y sin miedo para lanzarte a cualquier nuevo proyecto que se te presente.
Analiza el curso anterior
Benchmarking es una de esas palabras de moda que usan muchos gurús de la productividad, pero no dejes que eso te eche atrás. En realidad se trata de hacer un poco de análisis, y esto no tiene por qué ser complicado o caro. Además, saber cómo ha funcionado tu gestión de servicios en los últimos meses te ayudará a saber cómo mejorar de cara al nuevo curso, y cuando lo hagas una sola vez, ya tendrás una plantilla para futuras ocasiones.
Puede ser tan sencillo como hacer una lista de preguntas clave, y responder a éstos bien por ti mismo, bien con ayuda de tus empleados. También puedes usar software de benchmarking, o incluso contratar a algún especialista externo que venga a tu empresa y te ayude con la tarea.
Para empezar, piensa en los elementos clave de tu negocio, en indicadores de rendimiento como tiempo de respuesta, duración de las visitas, tiempo total empleado en visitas en una semana, etc. y obtén una media de todo ello. Luego repasa los resultados, comprueba cuáles son buenos y cuáles necesitan mejorar, y sabrás exactamente dónde necesitas enfocar tus esfuerzos de optimización. Repite ese proceso al menos una vez al año, y sin duda notarás una mejora en tu negocio.
Considera obtener ayuda extra
No se trata de contratar nuevos empleados – aunque si te lo puedes permitir, ¡enhorabuena! Señal de que tu empresa está creciendo. Se trata de comprobar qué ventajas puede tener para ti usar una herramienta de gestión de servicios.
Cuando hagas el análisis que mencionábamos en el punto anterior, podrás ver exactamente qué elementos describen una visita de reparación o mantenimiento perfecta. Y usar una herramienta puede ayudarte con gran parte de las tareas implícitas en la organización de un plan de trabajo, ayudándote a a centrarte sólo en aquello que realmente necesita mejorar.
Cualquier herramienta de gestión de servicios de calidad te dará un período de prueba, y las que son verdaderamente buenas, como Synchroteam, no te molestarán de ninguna forma si al final decides que no es la solución idónea para ti.
Conoce a tus nuevos clientes
Si has hecho un buen trabajo en los últimos meses, seguro que has conseguido reunir un puñado de nuevos clientes. Empieza el nuevo curso con buen pie, haciéndoles sentir casi como si fueran reyes.
Crea una lista de clientes, tanto antiguos como nuevos, y proponte conocerlos más a fondo: qué hacen, cómo les puedes ayudar, cuál es tu contacto con cada uno de ellos, y qué les hace sentirse a gusto. Todos ellos se merecen el mejor servicio que puedas darles, así que convierte esto en uno de tus objetivos para el nuevo curso.
En un escenario no-tecnológico, lo más probable es que tengas un montón de tarjetas de visita de tus clientes. Pero una opción mejor, más fácil de compartir y de mantener, es tener una base de datos de clientes online, o el módulo de gestión de clientes de tu software de gestión de servicios. Así, además, es más fácil mantener al día a tus clientes más antiguos, y quedar mejor con ellos cuando recuerdas sus nombres y otros pequeños detalles a pesar del paso de los años.
Familiarízate con tu equipo
Una vez estás al día con tus clientes, es hora de mirar un poco más cerca, hacia uno mismo. Los profesionales suelen progresar, y con suerte, en tu equipo habrá sucedido así. Envía un email, o mejor aún, programa reuniones informales y charla con los miembros de tu equipo para ver qué planes tienen en los próximos meses.
¿Nueva formación? ¿Conocimientos actualizados? ¿Se ha comprado una moto? ¿Acaba de tener un bebé? Vale, el tipo de empresas que usan software de gestión de servicios es muy variado, de forma que puede que no todos estos ejemplos sean válidos para tu caso.
Aun así, pueden darte una idea sobre el tipo de preguntas que puedes hacer a tus empleados. En todo caso, el objetivo aquí es saber si hay algún cambio en la vida personal y la carrera profesional de tus empleados que pueda afectar de alguna forma a su trabajo. Y una vez tengas la información sobre ellos actualizada, te será mucho más fácil crear un plan de trabajo más organizado, y optimizar las visitas a tus clientes.
En resumen, aquí tienes 4 puntos clave para la gestión de servicios que puedes convertir en elementos accionables fácilmente, y ponerlos en práctica en las próximas semanas. De esta forma, comenzarás el nuevo curso con muy bien pie, gracias a un plan de trabajo más organizado y una gestión de visitas más optimizada. Y si quieres que Synchroteam te ayude con este regreso a clases triunfal, haz clic aquí.
