Si has logrado convencer a tu empresa que empezar a usar un software de servicio técnico es el camino a seguir, ¡enhorabuena! Puedes haber encontrado alguna dificultad que otra, así que tu esfuerzo merece ser reconocido. Aun así, ahora toca recompensar la confianza que tu empresa y tus compañeros han puesto en ti, haciendo que la adaptación al nuevo sistema sea lo más fácil y fluida posible.
1. Elige la herramienta adecuada
Asegúrate de que eliges el software de servicio técnico más adecuado para tu empresa, aquel cuyas principales características sean la facilidad de uso y la creación de un entorno amigable para el usuario. También comprueba que tenga buena reputación en cuanto a soporte técnico.
No es mala idea que lo pruebes tú mismo antes (con una versión de prueba gratis, por ejemplo), para ver qué tal es y si estará a la altura de las expectativas.
2. Planifica la nueva organización
La mayoría de utilidades de software de servicio técnico cuentan con una amplia variedad de opciones de personalización, así que aprovéchalas al máximo. No se trata sólo de poner el logo de tu empresa y usar los mismos colores que en tu web, sino también de asegurarte de que toda la información de tus empleados está correcta (los pequeños detalles cuentan), y de adaptar todas las opciones del programa para facilitar el trabajo. Recuerda, en este punto tu cliente son tus propios empleados.
3. Ofrece ayuda sin límites
Revisa la sección de ayuda de tu software de servicio técnico y comprueba si permite a tu empleados solucionar cualquier problema que puedan tener por sí mismos. Durante la fase de cambio, asegúrate de tener tiempo para ayudar a tus empleados, uno por uno, a iniciarse en su uso de la nueva herramienta, creando su cuenta y organizando sus cosas por primera vez. Si esto de enseñar no se te da bien, contrata a un formador. Y si tus trabajadores son más bien tímidos y les cuesta pedir ayuda, haz estas sesiones obligatorias para todos, ¡para que no les dé vergüenza reconocer que no saben hacer alguna cosa!
4. Haz el cambio en el momento adecuado
Elegir el momento perfecto es una de las claves del éxito cuando quieres introducir novedades en tu empresa, como empezar a usar un nuevo software de servicio técnico. Hay dos puntos importantes a tener en cuenta en ese sentido:
Primero, no introduzcas un nuevo sistema de gestión (o del tipo que sea) cuando ya hay otras novedades tecnológicas que se están empezando a usar en la empresa. En general la gente se siente fácilmente intimidada por las nuevas tecnologías, y se estresarán con rapidez. Mejor darles tiempo y hacerlo de uno en uno.
Segundo, escoge un momento tranquilo del año. No es cuestión de elegir el mes más parado, como las vacaciones o el momento del año en que tu industria tiene menos movimiento (porque necesitarás empezar a usar tu nuevo software de servicio técnico con casos reales cuanto antes mejor), pero tampoco escojas la temporada alta, para evitar que la gente se estrese demasiado.
Si de todas formas sigues encontrando cierta resistencia al cambio en tu empresa a la hora de introducir un nuevo software de servicio técnico, pausa el proceso, haz sesiones de brainstorming, mira qué se puede mejorar o cambiar, y empieza de nuevo. Una buena ayuda puede ser este artículo de Small Business Computing, donde ofrecen consejos generales para evitar la resistencia al cambio tecnológico.
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