Quizás últimamente le hayas dado vueltas a la idea de cómo ahorrar papel en la oficina. Al fin y al cabo, el cambio climático es una realidad, y una empresa de servicio técnico que no usa papel puede contribuir con su granito de arena a cuidar del medio ambiente. Lo cierto es que no son sólo las compañías de servicio técnico las que se lo están planteando, sino que dejar de usar papel en la oficina se ha convertido en un todo un cambio cultural en el mundo empresarial.
La gestión electrónica de datos es el camino que debes seguir para ser capaz de manejar la enorme cantidad de información que produce hoy en día cualquier empresa de servicio técnico. Y no se trata de algo opcional, ya que si no cuentas con un método electrónico para gestionar datos, no podrás aprovechar la tecnología al máximo – lo que te dejará en una clara posición de desventaja frente a la competencia.
Ventajas de no usar papel en una empresa de servicio técnico
Convertir tu empresa (ya sea de climatización, telecomunicaciones o seguridad) a la nueva mentalidad corporativa de no usar papel te permitirá mantenerte competitivo en esta nueva era de los negocios basados en datos. Pero al margen de eso, hay otros beneficios más tangibles.
Velocidad
¿Qué prefieres, teclear un par de palabras en un buscador para ver quién hizo la reparación núm. 123456 el año pasado en Tampa, o tener que repasar manualmente 12 meses de informes generados hasta localizar al técnico en cuestión?
Me lo imaginaba. La gestión electrónica de informes en tu empresa de servicio técnico es más simple y más rápida. Ya no eres tú quien tiene que hacer las búsquedas, sino el ordenador. Esto hace que las cosas funcionen más rápidamente, con más precisión y de forma más fiable, lo que a la larga mejora tu productividad.
Medio ambiente y espacio
Una de las primeras cosas en que piensas cuando te planteas hacer de tu empresa de servicio técnico una empresa sin papel es que eso sin duda contribuirá a salvar muchos bosques. Desconozco el número exacto de árboles por año, pero sin duda decidir dejar de usar papel significa un ahorro considerable de dicho material, y esta decisión seguro que tiene un impacto positivo en muchos aspectos – entre ellos, el de la naturaleza.
Además de eliminar el coste medioambiental de producir papel, esta decisión también implica decirle adiós a la acción física de tener que almacenar toneladas de papeles sólo porque contienen datos importantes.
Dependiendo del tipo de empresa de servicio técnico que tengas, tus registros en papel podían llegar a ocupar bastante espacio, y esto daba lugar a dos problemas típicos relacionados con el almacenaje de papel: primero, disponer del espacio necesario para ello (con el coste que esto supone); y segundo, asegurarte de que este espacio es seguro – y rezar para que no hubiera un incendio, o una inundación, o una plaga de termitas.
Aunque dejes de usar papel la seguridad sigue siendo importante, eso por supuesto, pero es menos cara y mucho más fácil de mantener, incluso por una sola persona.
Colaboración
Esta es una de las ventajas que la gente suele olvidar: la gestión de información digital, sin papeles, facilita mucho más la colaboración en una empresa de servicio técnico, ya sea entre empleados, entre tú y tus colaboradores, o entre tú y tus clientes.
Ya no importa si dos personas (o un grupo de 10) están en lugares diferentes, en distintos usos horarios, trabajan desde casa o desde la oficina, o incluso están atendiendo una salida en ese momento. Los documentos digitales y su gestión mediante software lo mantendrán todo bajo control, actualizado y guardado. Así se elimina la frustración que todos hemos experimentado alguna vez de perder los cambios hechos en un documento al compartirlo con más gente, o tener que estar enviando y recibiendo emails para hacer seguimiento de todas las actualizaciones de un documento. ¡Lo peor para tu productividad!
Relaciones con clientes
Una vez has finalizado con éxito el proceso de dejar de usar papel en tu empresa de servicio técnico, notarás que además de las ventajas que he mencionado como la del ahorro de tiempo y espacio, la mejora en la productividad de tus empleados, la reducción del riesgo de perder datos y más, hay otra ventaja añadida: tus clientes estarán más contentos.
Y lo estarán porque los trabajos se harán con mayor rapidez, los técnicos podrán dar un servicio más personalizado y riguroso, y lo que antes eran procesos largos y complejos ahora parecerán más fáciles y eficientes. Así, mejorarás tus relaciones con los clientes; es más, como mejorarás la experiencia de tus clientes a lo largo de todo el proceso (gracias a la eficacia añadida de manejarlo todo en formato digital en lugar de papel), mejorarás también la importantísima experiencia del cliente.
Cómo dejar de usar papel en tu empresa de servicio técnico
Lo más probable es que ya hayas dado algún paso hacia una empresa de servicio técnico sin papel. Por ejemplo, puede que ya uses un sistema de facturación digital (y envíes tus facturas en PDF) o que hayas implantado un sistema de CRM para gestionar a tus clientes. De hecho, usar facturas digitales es una de las formas más sencillas de empezar a convertir tu empresa en una empresa sin papel, y una de las más recomendadas como primer paso.
Para continuar desde ahí, echa un vistazo a las herramientas que usas. ¿Las estás aprovechando al máximo? Si es una herramienta de pago, llama al servicio de atención al cliente y diles que quieres dejar de usar papel y necesitas aprovechar al máximo todas las funciones de la herramienta para que te ayude en el proceso.
¿Usas Synchroteam? Llámanos o escríbenos, y verás qué sencillo es todo. Una vez te familiarices con las herramientas que usas, evalúa nuevas herramientas siempre con la vista puesta en una menor dependencia del papel. ¿Se adaptan a tu sistema? ¿Te ayudarán a reducir tu consumo de papel?
APIs
Cuando estés probando estas nuevas herramientas, quizás notes que algunas de ellas te animan a usar su API. API son las siglas de Application Program Interface. En términos muy básicos, una API permite que el código de una aplicación “se entienda” con el de otra aplicación, permitiéndole a la una aprovechar funciones de la otra y viceversa. Esto es justo lo que sucede cuando, por ejemplo, una app te muestra tu ubicación en Google Maps, o una aplicación de agenda permite crear recordatorios basados en tu correo electrónico.
La razón porque las APIs son tan importantes en tu camino hacia la empresa sin papel es que si todas tus herramientas, en un futuro no tan lejano, pueden comunicarse entre sí y compartir funciones, toda la cadena de servicios podrá mantenerse “en la nube” – en lugar de quedarse, simplemente, en tu escritorio.
Consejos prácticos
Para más consejos sobre el tema, este artículo de Optsy tiene algunas buenas ideas y sugerencias. Una de mis favoritas es la de empezar por eliminar las impresoras y otras herramientas relacionadas con el papel de tu oficina. Será duro acostumbrar a los empleados de más edad a una vida sn papel, y eliminar estos recordatorios visuales puede ayudar al cambio de hábitos.
En este artículo también se recuerda una cosa importante: asegurarse de que todos los manuales de consulta y formación necesarios para tu empresa de servicio técnico estén disponibles en formato digital de calidad (por ejemplo, PDF). Esto facilitará que la gente los pueda leer y usar en cualquier sitio, y esperemos, los prefiera a una versión en papel. ¡Para más consejos, no olvides echarle un vistazo al artículo!
